En este artículo encontrarás toda la información necesaria para comprender que es un organigrama, cuáles son sus usos más comunes y cómo se clasifica. Incluso serás capaz de crear tu propio organigrama de forma correcta gracias a las instrucciones que te facilitamos. 

 

¿Qué es un organigrama? 

 

Un organigrama es un esquema en el que se representa de forma gráfica y muy intuitiva la organización que existe dentro de una institución o empresa, así como los niveles jerárquicos y líneas de autoridad. De igual forma, un organigrama también puede ser empleado para esquematizar el paso a paso de una tarea o plan. 

Existen otros nombres que también pueden ser usados para referirse a un organigrama, estos son: diagramas de organización, cartas de organización, diagramas organizativos y gráficos de jerarquía. A pesar de ser muy diferentes todos estos nombres hacen referencia a lo mismo, un organigrama.

 

Usos de un organigrama.

 

El árbol genealógico, aquél que seguro has hecho alguna vez sobre tu familia, se trata de un organigrama en el que se demuestra la organización de tu grupo familiar. En este caso se incluyen fotos, nombres y fechas de nacimiento o fallecimiento que ayudan a identificar cuál es el rol de cada miembro de la familia y cuál es el vínculo que existe entre ellos. 

Así mismo, el organigrama de una empresa representa la estructura que consolida a una organización donde se desenvuelven varios empleados en diferentes roles y distintos rangos de jerarquía. Estos organigramas están formados por cuadros en los que se engloban los nombres de los cargos que existen y por líneas que unen dichos cuadros estableciendo los rangos de autoridad.  

Por su parte, en el área de la tecnología el organigrama se conoce como una representación gráfica en la que se plasman operaciones sucesivas que ocurren dentro de procesos de informática o procesos industriales.

 

¿Cómo hacer un organigrama?

 

Dependendiendo de tus necesidades y la estructura de tu organización puedes hacer un organigrama de una forma u otra. Según los 3 principales tipos de organigramas (jerárquico, matricial y plano) a continuación encontrarás las instrucciones para realizar cada uno de estos.

Instrucciones para realizar un organigrama jerárquico: 

• Primer paso: escribe en la parte superior del espacio reservado para crear tu organigrama el rango o el departamento con mayor rango de jerarquía dentro de la organización.
• Segundo paso: encierra en un cuadrado el nombre del cargo o departamento que encabeza la estructura de la organización.
• Tercer paso: traza una línea que una el cuadro superior con nuevos cuadros que deben desprenderse hacia abajo. En estos nuevos cuadros debes escribir los roles subsiguientes en cuanto a jerarquía. Toma en cuenta que un organigrama jerárquico tiene una forma piramidal. 

 

 

Ejemplo de organigrama jerárquico 

 

 

Como puedes ver en el ejemplo el departamento de gerencia es que tiene mayor poder sobre la compañía. Luego de forma sucesiva se desprenden los demás departamentos, quedando incluso algunos al lado de otros para indicar que comparten el mismo rango de jerarquía dentro de la organización.

El organigrama jerárquico también puede ser conocido como organigrama lineal o diagrama lineal y es el que las compañías eligen con mayor frecuencia para graficar la estructura que las rige. 

Instrucciones para realizar un esquema matricial: 

• Primer paso: coloca en la parte superior del organigrama la figura del director general y en caso de que existan, utiliza las líneas para desprender de este cuadro las figuras de los sub directores. 
• Segundo paso: enumera y encierra dentro de otros cuadros los diferentes proyectos que están llevando a cabo en la empresa. Conecta estos proyectos con el director encargado de supervisarlos y finalmente con todos los otros colaboradores involucrados.

Para entenderlo mejor observa el siguiente ejemplo de esquema matricial:

 

Ejemplo de esquema matricial

 

 

El esquema matricial se emplea cuando dentro de una organización existen varios directores y los empleados deben responder a diferentes de ellos según los proyectos en los que estén involucrados.

Para tenerlo aún más claro vamos a imaginar este escenario: el departamento de comercial de la empresa suele responder ante la dirección de gerencia general, sin embargo el departamento de mercadeo ha solicitado su colaboración para llevar a cabo un proyecto. De esta manera ahora el departamento de comercial debe justificarse ante la gerencia general y también ante el encargado de mercadeo. 

En cuanto a este modelo de esquema existen opiniones divididas, ya que hay autores que lo definen como un diagrama para monitorear el flujo de trabajo, más no como una estructura organizativa la empresa. 

 

Instrucciones para realizar un esquema plano: 

• Primer paso: coloca el rol o departamento de mayor jerarquía encabezando el esquema.
• Segundo paso: en la segunda línea de mando, la cual debe desprenderse del departamento de mayor jerarquía, realiza un cuadro por los diferentes encargados de cada área. 
• Tercer paso: desglosa de cada uno de los encargados el equipo o los equipos que deben justificarse ante estos. 

 

 

Ejemplo de esquema plano

 

 

El organigrama plano también puede ser llamado como esquema horizontal y se diferencia de los otros tipos de organigramas ya que involucra una menor cantidad de niveles. Este modelo es usado con frecuencia en empresas más pequeñas donde los empleados tienen más responsabilidades y el voto para tomar decisiones. 

 

Formas de un organigrama: 

 

Todos los tipos de esquemas pueden graficarse de diferentes maneras, bien sea de forma horizontal, vertical, escalar o circular. Esto puede variar según las preferencias de cada organización.

 

 Ejemplo de esquema vertical (el modelo clásico).

 

Observa este ejemplo de esquema horizontal (se elabora de izquierda a derecha).

 

 

Ejemplo de esquema escalar 

 

Ejemplo de esquema circular 

 

 

Herramientas para hacer un organigrama.

 

Puedes elaborar un esquema a lápiz y papel, en un pizarrón e incluso puedes graficar desde tu computadora. 

A continuación te mostramos cómo hacer un organigrama en word. 

• Primer paso: abre un documento de word y presiona la pestaña de Insertar.
• Segundo paso: selecciona la opción de “SmartArt” y al desplegarse el menú presiona sobre Jerarquía. 

 

 

• Tercer paso: escoge el modelo de diagrama de tu preferencia y personalizalo según lo requieras. 

 

¿Cómo elegir el tipo de organigrama para mi empresa?

 

Considerando los diferentes tipos de esquema que existen podemos llegar a preguntarnos cuál es el mejor de todos. Sin embargo la realidad es que este puede variar según el tamaño de la empresa, sus tareas y sus empleados.

Al elegir un esquema para tu organización identifica cuál es el que se adapta mejor a tu caso en particular. Para esto puedes empezar a probarlos todos hasta que des con el indicado. 

 

Importancia de un organigrama.

 

¿Por qué las empresas crean un organigrama? ¿Cuál es su objetivo e importancia? 

Los diferentes beneficios por los que las empresas suelen desarrollar un organigrama son:

• Crean organización dentro de la empresa.
• Se dividen las funciones de cada colaborador.
• Se establecen canales formales para agilizar la comunicación.
• Revelan los niveles jerárquicos.
• Promueven la eficaz planificación de los recursos. 

 

Características de un organigrama.

 

Si bien un esquema puede ser customizable y adaptado a cada caso, existen elementos esenciales que todo organigrama debe incluir, estos son:

• Títulos, roles o descripción de la actividades de manera resumida.
• Leyenda en la que se expliquen los símbolos especiales utilizados. 

Para el caso del organigrama de una empresa es indispensable que el mismo incluya la fecha de creación y que posea la debida aprobación del presidente de la compañía o la persona designada para realizar decisiones importantes. 

 

Fuentes:

-“organigrama”. Real Academia Española. https://dle.rae.es/?w=organigrama

-“Estructuras organizacionales y tipos de organigramas”. Gestiopolis. https://www.gestiopolis.com/estructuras-organizacionales-y-tipos-de-organigramas/#3-6

-“Qué es un organigrama”.Lucidchart. https://www.lucidchart.com/pages/es/que-es-un-organigrama#section_2

-“El organigrama, su uso, ventajas y limitaciones”. Webscolar 

https://www.webscolar.com/el-organigrama-su-uso-ventajas-y-limitaciones