A continuación te contamos todo lo que debes saber sobre el proceso administrativo, desde su concepto, etapas y fases del proceso administrativo, hasta su importancia e historia. De igual manera podrás encontrar recomendaciones para su aplicación exitosa dentro de una organización.
¿Qué es el proceso administrativo?
Por proceso administrativo nos referimos a una seria de etapas, actividades y tareas que se desarrollan dentro de una organización de forma consciente y secuencial con el propósito de optimizar recursos y obtener un resultado establecido.
El proceso administrativo es una estructura de trabajo fundamentada en los pilares de la administración, una ciencia que exige en su práctica el pensamiento sistematizado y la investigación por encima de la improvisación.
La creación de el proceso administrativo se le atribuye a el ingeniero y teórico de la administración Henri Fayol, siendo este uno de sus grandes aportes para la administración.
Características del proceso administrativo.
El proceso administrativo es una metodología que cumple con las siguientes características:
- Se compone por un grupo de fases o pasos cíclicos, pues el fin de uno significa el comienzo de otro dentro de el proceso administrativo.
- Cumple con el principio de universalidad de la administración ya que es aplicable en todas partes.
- Tiene un efecto espejo ya que cada etapa de el proceso administrativo tiene a su a vez etapas propias.
- Se aplica con el fin de estructurar la información y aplicar un método operativo eficiente.
- Otorga estructura a una organización, promueve el progreso e impulsa el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y empresarial.
- Se divide en diferentes fases o etapas, aunque existan 2 fases que no cambian en ningún proceso administrativo, están son: planeación y control.
Fases del proceso administrativo.
Henri Fayol, creador de el proceso administrativo, estableció que la serie de etapas que conforman el proceso administrativo se dividen en cinco puntos. Estos son:
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Previsión.
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Organización.
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Dirección.
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Coordinación.
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Control.
Sin embargo, según cada autor que se ha dedicado a estudiar estos procesos, el número de etapas puede variar, aunque el contenido prevalezca en todos los casos. Es por esto que hoy en día la división de las etapas del proceso administrativo más aceptada de forma universal, es la que se distribuye en los siguientes 4 pilares:
Planeación:
responde a la pregunta ¿Qué se va a hacer? Durante esta etapa se debe definir el objetivo que se pretende alcanzar. Su finalidad es inducir la organización hacia ese estado que busca la dirección de la empresa y se hace gracias a la toma de decisiones y el trazado de diferentes estrategias.
Al cumplir con la etapa de planeación de un proyecto es importante tomar en cuenta que los objetivos a trazar deben ser medibles, elaborados con precisión y con un margen ante los imprevistos.
Todo plan debe ser capaz de ofrecer un retorno favorable con respecto al esfuerzo y costo que demanda.
Organización:
Responde a la pregunta ¿Cómo se va a hacer? Consiste en el momento en el que se hace un inventario de todos los recursos, humanos, materiales, técnicos y financieros con los que se cuentan para poder llegar al objetivo.
Durante la etapa de organización es esencial establecer funciones y dividir tareas entre cada integrante del equipo.
Dirección:
Responde a la pregunta ¿Cómo se está haciendo? La función de esta etapa es dar seguimiento a la manera en la que se están realizando los funciones que fueron trazadas con el fin de obtener un objetivo.
Un aspecto a tomar en cuenta durante el proceso de dirección es la resolución de conflictos. Es muy importante prestar atención y ofrecer soluciones rápidas ante los problemas que se presenten.
Los conflictos deben mirar bajo una perspectiva de oportunidad en lugar de amenaza, pues si saben afrontar de la manera correcta pueden guiar al hallazgo de soluciones.
Control:
Responde a la pregunta ¿Cómo se hizo? En esta etapa final se puede llegar a la conclusión de si cada actividad fue desempeñada de la manera correcta y comprueba que los resultados obtenidos coinciden con los planteados inicialmente en la fase de planeación.
La etapa de control ofrece retroalimentación a toda la cadena y brinda información importante a la hora de tomar decisiones y optimizar procesos. Su objetivo es dar con los puntos débiles de la cadena de acciones para poder realizar las correcciones pertinentes.
El control es una tarea que debe llevarse a cabo por personas imparciales y con la competencia necesaria. Estas personas se denominan como inspectores. Su función más importante es evaluar la calidad de todo el proceso realizado, así como la del producto final.
Importancia del proceso administrativo.
¿Puedes imaginar cuál será el futuro de una organización que decida no seguir los pasos dentro de un proceso administrativo ahora que conoces para que sirve un proceso administrativo?
Los procesos administrativos han funcionando como una metodología que entre otras cosas, estandariza la función del administrador dentro de una organización, genera utilidades para la empresas, ofrece soluciones a los problemas que se presentan en las organizaciones y determina las funciones a cumplir de una empresa.
La base de las acciones que ponemos en práctica como personas individuales o como organizaciones se encuentra en el proceso administrativo, pues como fue mencionado dentro de las características, este modelo cumple con el principio de universalidad de la administración, lo que lo hace aplicable en todos los aspectos y relevante en diferentes ámbitos.
Gracias a los procesos administrativos podemos sistematizar de manera cronológica las diferentes acciones que se realizan con el fin de lograr un objetivo y evaluar si los resultados fueron alcanzados como se esperaba.
Es imposible alcanzar metas cuando no se tiene la claridad sobre cuáles son los recursos y las limitaciones con las que se cuentan, e incluso cuando no se tiene claridad sobre dichas metas.
Solo siguiendo un procesos administrativos es posible encaminar una organización a alcanzar objetivos, estandarizar procesos, recaudar información esencial para el progreso de la empresa, innovar e identificar fallas a corregir.
Historia del proceso administrativo.
El origen del modelo de proceso administrativo remonta sus orígenes a finales del siglo XIX y principios del XX cuando fue desarrollado por primera vez por Henri Fayol, un ingeniero y teórico de la administración de empresas.
Henri Fayol
Fayol tenía una visión de la administración como una actividad esencial dentro de la sociedad y de las organizaciones de todo tipo, lucrativas o no. Con sus investigaciones demostró que las empresas deben aplicar metodologías en sus operaciones y propuso el proceso administrativo como dicha metodología.
El desarrollo de este modelo que creó Fayol fue inspirado en el método científico con el propósito de contar con una herramienta de alto grado de investigación y pensamiento sistematizado
Gracias a toda su contribución al enfoque clásico de la administración, el ingeniero de origen francés pasó a la historia. Hoy en día lo reconocemos como el padre de la administración empírica y el máximo representante de la escuela clásica de la administración.
El modelo de proceso administrativo de Fayol ha sido seguido por diferentes generaciones y establecido como la estructura básica de la práctica administrativa. Todo autor que ha realizado investigaciones sobre el tema ha adoptado los pasos del proceso creado por Fayol, aunque algunos hayan cambiado la manera de referirse a ciertos pasos, el contenido continúa siendo el mismo.
Fuentes:
