Proceso es una palabra que a menudo escuchamos en el ámbito industrial y empresarial. Incluso la utilizamos para describir lo que sucede a nuestro alrededor, como el caso del proceso de combustión.
Sin embargo, no todo el mundo sabe con precisión qué significa proceso, o cuáles son las etapas que lo forman. A continuación te compartimos la definición de proceso, y detallamos también la práctica comercial para su mejora.
¿Qué es un proceso?
Si no sabes el significado de proceso, aquí tienes su definición:
Un proceso es un conjunto de etapas y decisiones que sirven de guía para la realización de una tarea.
Los procesos están en todas partes y en cada aspecto de nuestro ocio y trabajo, incluso si no los reconocemos. Si le preguntas al propietario de una pequeña empresa sobre su capacidad para administrar una tienda de comestibles, casi siempre te dirá que tiene poco tiempo. No es raro que se pierdan algunas actividades a propósito.
Como resultado de esto, los clientes reciben un servicio deficiente o incurren en cargos más altos. Por otro lado, empresas globales consolidadas y exitosas, pueden replicar positivamente sus operaciones en cada lugar donde se establecen, al tiempo que mantienen los mismos altos niveles de atención al cliente todos los días.
La distinción entre estos dos tipos de gestiones, que tienen escalas de empresa muy diferentes y una eficiencia aún mayor, es que una está impulsada por las personas mientras que la otra está impulsada por los procesos.
Ahora bien, supongamos que necesitas sacar una cerveza de la nevera. Por lo tanto, levantarte del sofá, caminar hacia el frigorífico, abrir el frigorífico, identificar el refresco, cogerlo, cerrar el frigorífico y volver al sofá, son todas un conjunto de tareas.
Otro aspecto a tener en cuenta es que todas estas tareas están entrelazadas. Es decir, la salida de una se convierte en la fuente de entrada de la otra. ¡No puedes conseguir la cerveza hasta que hayas abierto la nevera! Como resultado, no se puede pasar por alto la importancia de la secuencia.
Ahora entendemos que un proceso es una colección de actividades relacionadas que convierte entradas en salidas. Nunca debe haber suposiciones o ambigüedad en el proceso porque debe establecerse explícitamente.
Etapas del proceso de gestión estratégica
La segmentación de un proceso en tareas y actividades interrelacionadas que se ejecutan regularmente para lograr resultados intermedios particulares dentro de un marco de tiempo establecido, se conoce como etapa del proceso. Para convertir las entradas (datos, material, componentes, etc.) en salidas, una etapa del proceso utiliza un conjunto de recursos (tiempo, mano de obra, efectivo, equipo, etc.).
Estas salidas se utilizan luego como entradas para la siguiente etapa del proceso hasta que se cumpla el objetivo o el resultado final. Dentro del ciclo de vida del proceso, las etapas definen niveles clave o períodos de tiempo. La vida útil de una sucesión empresarial típica, por ejemplo, incluye etapas escalonadas en el tiempo como Crecimiento, Cúspide, Recesión y Recuperación.
El establecimiento de objetivos, el análisis, formular la estrategia, así como su implementación y seguimiento, son las etapas de la vida útil de un proceso de gestión de proyectos.
Establecer objetivos
El objetivo de establecer objetivos es aclarar la visión de la empresa. Esta etapa implica determinar tres aspectos cruciales en la organización: Primero, hacer una lista de metas tanto a corto como a largo plazo. En segundo lugar, averiguar cómo se van a conseguir los objetivos. Finalmente, personalizar el proceso para el equipo, asignando a cada miembro una tarea que pueda completar.
Se debe tener en cuenta que los objetivos deben ser detallados, alcanzables y estar alineados con los principios de la visión a lo largo de la sucesión. El siguiente paso en esta etapa suele ser producir una declaración de misión que explique los objetivos tanto a los accionistas, como a los empleados de manera sucinta.
Análisis
Los conocimientos adquiridos durante esta etapa darán forma a las dos próximas etapas, por lo que el análisis es fundamental. Implica reunir tantos hechos y datos como sea posible durante esta etapa para ayudar a realizar la visión. Comprender las demandas de la empresa como entidad sostenible, su dirección estratégica e identificar las actividades que ayudarán a la organización a expandirse, debe ser el énfasis del análisis.
Por lo tanto es necesario analizar cualquier inquietud externa o interna que pueda tener un impacto en los objetivos y metas. Se recomienda hacer una lista de las fortalezas y debilidades de la organización, así como de los peligros u oportunidades que puedan surgir en el camino.
Formular la estrategia
La primera etapa en el desarrollo de un plan es analizar los datos recopilados a lo largo del análisis. Se debe determinar qué recursos tiene la empresa actualmente que pueden ayudar a lograr los objetivos y metas establecidos. En consecuencia se requiere identificar los lugares donde la empresa necesitará contratar ayuda externa. Las dificultades que enfrenta la empresa deben priorizarse en función de su importancia para el éxito.
Se debe comenzar a diseñar el enfoque una vez que se hayan establecido las prioridades. Debido a que las condiciones comerciales y económicas siempre están cambiando, el desarrollo de técnicas alternativas que se dirijan a cada elemento de la estrategia es crucial en este punto.
Implementar la estrategia
El éxito de una iniciativa empresarial depende de la implementación de un plan exitoso. Este es el paso de acción del proceso de gestión estratégica. Si el plan general no funciona con la estructura actual de la empresa, debe establecerse una nueva estructura.
Además, todos en la organización deben comprender sus roles y responsabilidades, así como la forma en que se relacionan con el objetivo general. En este momento, también se debe obtener cualquier recurso o capital para la empresa. La estrategia se debe implementar una vez que las finanzas estén en su lugar y el personal esté listo.
Evaluar y hacer un seguimiento
Las medidas de desempeño, un examen constante de los desafíos internos y externos, así como las acciones correctivas, son todos ejemplos de control y evaluación de la estrategia. La definición de los parámetros a medir es el primer paso en cualquier evaluación de estrategia exitosa.
Los objetivos especificados en la primera etapa deben reflejarse en estos parámetros. Por lo tanto, la empresa debe medir su progreso comparando sus resultados reales con su plan. Además, la empresa podrá reaccionar ante cualquier cambio significativo en su entorno empresarial si realiza un seguimiento de las dificultades internas y externas.
En consecuencia es necesario tomar medidas correctivas si se descubre que el plan no acerca a la empresa a su objetivo. Si esas acciones fallan, será necesario volver a pasar por el proceso de gestión estratégica. Y debido a que las preocupaciones internas y externas siempre están cambiando, cualquier información recopilada en este punto debe guardarse para ayudar a futuras estrategias.
Mejora de procesos
La práctica de identificar, evaluar y mejorar los procesos comerciales actuales para aumentar el rendimiento, lograr los estándares de mejores prácticas o simplemente mejorar la calidad y la experiencia del usuario para los clientes y usuarios finales, se conoce como mejora de procesos.
La Gestión de procesos de negocio, mejora de procesos de negocio, y proceso de mejora continua, son algunos de los términos más utilizados para describir la mejora de procesos. Cualquiera sea el nombre que usen, todos tienen el mismo objetivo: disminuir los errores, el desperdicio, aumentar la producción y optimizar la eficiencia.
¿Qué técnicas se emplean en la mejora de proceso?
Hay una variedad de enfoques disponibles para ayudar a las empresas con la mejora de procesos. Cada uno está diseñado para ayudar a la organización a identificar los fallos del proceso, resolverlos y analizar el éxito o el fracaso de dichos ajustes.
Además, cada metodología se adapta a un requisito específico. Algunas se concentran en enfoques de mejora de procesos ajustados, mientras que otras se concentran en garantizar que la cultura de la empresa sea propicia para dicha mejora.
Algunas de las técnicas en la mejora de procesos son las siguientes:
- Análisis de causa y efecto. El análisis de causa y efecto es una metodología que implica el uso de un método de diagrama para resolver problemas la primera vez identificando el problema, identificando obstáculos y señalando por qué el proceso no está funcionando.
- Mapeo de procesos. Es otra visualización del flujo de trabajo que ayuda a las empresas a esbozar una hoja de ruta para la mejora del proceso. También se conoce como diagrama de flujo. Finalmente, el proceso de construcción de un diagrama de flujo es lo que proporciona información crítica sobre el flujo de trabajo de un proceso de principio a fin.
- Kaizen. Fomenta la mejora continua a través de un enfoque en métodos ágiles y de apoyo. Lo que hace esta metodología es enfocarse en mejorar la calidad, la productividad y la eficiencia. Todo esto mediante pequeños cambios en el trabajo diario o la cultura corporativa para promover un entorno que no castigue los errores o equivocaciones, sino evitar que vuelvan a ocurrir.
- Kanban. Es una tecnología de visualización del flujo de trabajo de procesos que conecta a las unidades de negocio, los ejecutivos y las personas, para optimizar los procesos. Es un enfoque diferente para la mejora de procesos.
Fuentes:
https://www.pipefy.com/articles/process-improvement-definition/
https://www.processmodel.com/blog/what-is-a-process/
https://whatis.techtarget.com/definition/process
https://talentedge.com/articles/7-important-stages-strategic-management-process/
